Sistema para prestador de serviço: do orçamento aprovado à ordem de serviço e ao contrato mensal

Assistência técnica, manutenção predial, instalação, limpeza, jardinagem, reforma: empresa de serviço perde dinheiro no intervalo entre o combinado e o entregue. O orçamento vai por WhatsApp, a aprovação fica no print, a equipe é escalada por mensagem, a execução não tem registro e a cobrança é lembrada depois. Cada elo perdido é margem que some. Um sistema para prestador de serviço precisa fechar esse ciclo inteiro.

Orçamento com itens, validade e aprovação registrada

O orçamento tem itens com quantidade e preço, condições, validade e um link que o cliente abre no celular, revisa e aprova. A aprovação fica registrada com data e hora. Isso resolve dois problemas: o "eu não aprovei isso" e o orçamento de três meses atrás com preço velho. Modelos de orçamento com os itens frequentes fazem o vendedor responder em minutos, não em horas.

Ordem de serviço nasce do orçamento aprovado

Refazer a ordem de serviço à mão a partir do orçamento é onde os itens somem. A OS precisa ser gerada do orçamento aprovado, com os mesmos itens, o checklist de execução e o técnico responsável. O que foi combinado é o que vai ser executado, e o que foi executado é o que vai ser cobrado.

Agenda de equipe externa com deslocamento

Técnico que atende na casa do cliente precisa de agenda por pessoa com tempo de deslocamento entre um serviço e outro. A escala por mensagem no grupo não mostra quem está livre às 14h em qual região. A agenda mostra, e o cliente recebe a confirmação do horário e do técnico pelo WhatsApp.

Contrato recorrente que gera OS e cobrança sozinho

Manutenção mensal de ar-condicionado, limpeza semanal, visita técnica trimestral: o contrato recorrente precisa gerar a ordem de serviço na periodicidade combinada e a cobrança na data certa, sem alguém lembrar. É a receita previsível da empresa de serviço, e é a que mais se perde quando depende de memória.

Execução com checklist

O técnico executa pelo celular: checklist do serviço, observações e a conclusão registrada. A OS concluída dispara a conta a receber. Sem esse registro, a empresa cobra pelo que acha que fez e o cliente discute pelo que acha que recebeu.

Comissão e meta por técnico

Comissão por serviço executado, por técnico, com percentual por tipo de serviço, gravada na conclusão da OS. Meta acompanhável no celular do próprio técnico. Vendedor que fecha o orçamento pode ter comissão própria, separada da execução.

Resultado por serviço, por cliente e por contrato

Receita, custo de material, comissão e despesa vinculada aparecem por ordem de serviço e por contrato. É o que mostra que a instalação dá margem e a manutenção avulsa não, ou que o cliente que mais reclama é o que menos paga. Sem sistema, o lucro é conhecido uma vez por ano, no contador.

Histórico do cliente antes de orçar de novo

Orçamentos enviados, aprovados e recusados, ordens executadas, contratos ativos e o que está em aberto no financeiro, tudo no cadastro do cliente. Evita orçar pela segunda vez o que já foi feito e dá a base para propor o contrato recorrente ao cliente que chama três vezes por ano.

Como implantar em uma semana

Dia 1, catálogo de serviços com preço e tempo padrão; técnicos com comissão e região de atendimento. Dia 2, modelos de orçamento com os itens frequentes, condições e validade. Dia 3, clientes de manutenção recorrente cadastrados com periodicidade e valor. Dias 4 e 5, o ciclo completo rodando: orçamento, aprovação, OS e execução, com acompanhamento. Dias 6 e 7, contas a receber geradas pelas ordens, comissão dos técnicos e o primeiro relatório por serviço.

WhatsApp no ciclo, não fora dele

O orçamento continua chegando ao cliente pelo WhatsApp, mas como link, não como texto. O cliente abre, revisa e aprova ali mesmo. A confirmação do horário do técnico também vai pelo WhatsApp. O que muda é que cada uma dessas mensagens deixa um registro no sistema, e a conversa deixa de ser o único lugar onde a informação existe.

O que o relatório mostra no fim do mês

Quantos orçamentos foram enviados, quantos aprovados e em quanto tempo; qual serviço tem a melhor margem depois de material e comissão; quais contratos recorrentes vencem no próximo mês; e quais clientes têm OS concluída sem pagamento. É a lista de trabalho do dono, gerada pelo sistema em vez de montada de memória.

Serve para equipe de um técnico só

Empresa de serviço com uma pessoa tem o mesmo ciclo, só que todo ele na cabeça do dono. Orçamento, aprovação, execução e cobrança no mesmo lugar significam que o dono para de esquecer de cobrar e passa a saber, no fim do mês, qual serviço valeu a pena. Quando o segundo técnico entra, a agenda e a comissão já estão prontas.

Checklist para a demonstração

• ·Orçamento com itens, validade, modelo e aprovação pelo cliente no celular.
• ·OS gerada do orçamento aprovado, com checklist.
• ·Agenda de equipe externa com deslocamento e confirmação pelo WhatsApp.
• ·Contrato recorrente gerando OS e cobrança automaticamente.
• ·Execução registrada pelo técnico no celular.
• ·Comissão por serviço executado e por venda, com meta.
• ·Resultado por serviço, cliente e contrato.
• ·Histórico completo por cliente.

O sistema de gestão para prestadores de serviço do Fexxo fecha o ciclo do orçamento ao financeiro. Leia também 10 métricas que todo dono de negócio deve acompanhar.